ホーム > 転職お役立ち情報 > メールの書き方講座【概要とQ＆A】
近年、メールは転職活動に欠かせないツールになってきています。それは介護業界も同じです。転職活動におけるメールはビジネスメールと言えます。書き方を失敗したばかりに、印象が悪くなることも考えられます。顔の見えないやり取りだからこそ、押さえておきたいポイントをご紹介します。
転職活動中のやり取りは、極力プライベートのメールアドレスを使用します。以下、メールアドレスの種類と避けたほうがいい理由について考えてみましょう。
●現在の職場のメールアドレス
現在の職場から付与されているメールアドレスの使用は避けましょう。「仕事中にメールをする人」という印象を与えかねません。
●フリーメールアドレス
Yahoo!やhotmailなどでフリーメールアドレスを取得できますが、ビジネスシーンでは非常識と取られることが多いです。やむを得ず使用する場合は、「フリーメールアドレスで失礼します」などの一言を添えましょう。
●携帯電話のメールアドレス
携帯電話のメールアドレスも、ビジネスシーンでは非常識と受け取られがちです。字数制限があったり、改行の位置がふぞろいになるので、避けたほうがいいでしょう。
また、家族とパソコンを共有している場合などは、メールの発信者名にも注意が必要です。発信者名が、メールを書いて いる本人、つまり応募者名と合致しているよう設定しましょう。
多くのメールソフトには、「リッチテキスト（HTML）」と「テキスト形式」の2種類の形式があります。しかし、中には「リッチテキスト（HTML）」のないメールソフトも存在するため、どのようなメールソフトでも読むことのできる「テキスト形式」で送信しましょう。「リッチテキスト（HTML）」のないメールソフトを使っている人へ「リッチテキスト（HTML）」でメールを送信すると、文字化け（意味のない記号に置き換わって表示される現象）する可能性があります。
件名は、メールの内容がひと目でわかるものにしましょう。「こんにちは」や「よろしくお願いいたします」などのあいさつは、件名が長くなる上、迷惑メールと勘違いされて削除される可能性があります。詳細は｢メールの書き方講座｣各編をご参照ください。
また、返信する際は、元の件名を残します。「Re:」は2つ以上にならないよう、消して送るとよいでしょう
メールには、「機種依存文字」というものが存在します。機種依存文字とは、Windowsでしか表示されない、Macでしか表示されない、などといった、異なる機種では表示されない文字のことで、文字化けの原因になります。よく使われがちなのは丸付き数字です。たとえば、Windowsで入力した「①（丸付きの1）」は、Macでは「?（半角のクエスチョンマーク）」などで表示され、意味のない文字になります。また、文中に半角カタカナが含まれると、すべての文字が化けることがあります。
使われがちな機種依存文字を挙げておきます。下記の使用は避けましょう。
・丸付き数字
例）①②③……
・大文字のローマ数字
例）ⅠⅡⅢ……
・省略文字／「かぶしきがいしゃ」と入力した際に変換候補で登場する1文字の“カッコ株”など
例）㈱ № ℡ ㍼……
・単位／mの右上に2が付いた“平方メートル”など
例）㎡ ㎝ ㎏……
♪や☆などの記号は避けましょう。幼い印象になり、転職活動におけるメールにはふさわしくありません。顔文字の使用も望ましくありません。
メールの最後には署名を入れましょう。転職活動における署名の必須項目は、「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」です。携帯電話に連絡が来ても問題ないようであれば、携帯電話の番号も署名に入れましょう。
A1.メールでは手紙と異なり、頭語や時候の挨拶、結語を入れないのが普通です。宛名のあとは、「初めてメールを差し上げます」や「お世話になっております」などの挨拶から始めるとよいでしょう。
A2.施設から、メールへの添付指示があった場合は、ファイルを添付しても問題ありません。ただし、3Mを超えるファイルの添付は送信相手のメールサーバに負担をかけることになるので、送信を避けます。介護業界における履歴書や職務経歴書のファイルが3Mを超えることは稀でしょうが、もしそうなったら送信相手にその旨を伝え、別の手段で送りましょう。
A3.残念ながら、一度送信したメールは取り戻せません。メールを書いたら、送信前に必ず読み返しましょう。
A4.送信相手に電話をしてお詫びを伝え、あらためてメールを送りましょう。電話ができない状況ならば、すぐにお詫びのメールを送ります。
A5.転職活動中はできる限りこまめにメールチェックをしましょう。返信は24時間以内が望ましいです。それ以降の返信は、「返信が遅くなり申し訳ございません」などの一言を添えるといいでしょう。
A6.給与や待遇の質問および交渉は、メールでは行わないようにしましょう。雇用側である施設にとってデリケートな話題であるため、顔の見えないメールで質問すると印象が悪くなりかねません。質問も交渉も、面と向かって話のできる面接時に行いましょう。